Renforcer la sécurité des données dans Salesforce : les meilleures pratiques pour une conformité RGPD optimale

On l’a tous déjà entendu : « Salesforce, c’est sécurisé ! » Oui… mais pas forcément chez vous.

Car entre les droits d’accès trop larges, les champs sensibles jamais nettoyés et les exports qui partent en CSV sur le bureau de tout le monde, la sécurité des données Salesforce peut vite devenir un terrain glissant.

Et depuis que le RGPD veille, plus personne n’a vraiment envie de se louper.

Alors comment faire pour protéger vos données, rester conforme, et dormir tranquille ?
On vous explique tout !

1. Pourquoi la sécurité des données dans Salesforce est un enjeu majeur

Dans un contexte où les données clients, prospects, collaborateurs transitent par les systèmes CRM, la plateforme Salesforce concentre un volume important d’informations sensibles : contacts, historiques, opportunités, pièces jointes, échanges. Si bien que la moindre faille peut avoir des conséquences lourdes : perte de confiance, sanction réglementaire, interruption d’activité.

Une plateforme puissante… mais pas « conforme par défaut »

La bonne nouvelle : Salesforce est construit sur des fondations solides en termes de sécurité et de conformité. Par exemple, Salesforce rappelle qu’elle « reste déterminée à aider ses clients à respecter le RGPD via ses mesures strictes de confidentialité et de sécurité ».
Mais attention : l’outil à lui seul ne garantit pas la conformité. Vous restez responsable de la façon dont vous l’utilisez.

Les enjeux pour l’entreprise

• Risques de violation : accès non autorisé, export de données, piratage, erreur humaine. Le RGPD impose des obligations fortes (notification, accountability).
• Confiance client : gérer les données de manière transparente est un facteur de différenciation. Une entreprise qui traite correctement les données inspire davantage confiance.
• Performance : une base de données propre, sécurisée et bien gouvernée améliore l’efficacité des équipes. Comme l’évoque un article : « En appliquant le RGPD, vous nettoyez la donnée, standardisez les champs … et boostez vos taux de conversion. »
• Obligation légale : le RGPD impose des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Par exemple : cryptage, pseudonymisation, gestion des droits d’accès.

En clair : pour tirer pleinement parti de Salesforce tout en minimisant les risques, il est indispensable d’adopter une approche structurée, qui combine gouvernance, sécurité, conformité et bon usage.

2. Les mesures essentielles pour protéger les données sensibles dans Salesforce

Mettre en place une gouvernance efficace de la sécurité dans Salesforce passe par plusieurs niveaux : contrôle des accès, qualité des données, surveillance, etc. Voici les axes clés.

Gouvernez vos accès comme un chef d’orchestre

Le premier réflexe : contrôler qui voit quoi, quand et pourquoi.

Les règles d’or :

• Principe du moindre privilège : chaque utilisateur n’a accès qu’à ce dont il a besoin. Ni plus, ni moins.
• Profils et rôles : évitez les profils “Admin bis”. Multipliez plutôt les “Permission Sets” pour ajuster les droits finement.
• Field-Level Security : certains champs (numéro de SIRET, notes internes, infos RH) n’ont rien à faire sous tous les yeux.
• MFA, IP et session time-out : oui, ça ajoute deux secondes au login. Mais c’est aussi deux secondes pour éviter une fuite.
• Audit Trail & Event Monitoring : pour savoir qui a fait quoi, quand, et avec quelles données.

Astuce Guimini intégrateur Salesforce : un audit rapide des profils utilisateurs Salesforce révèle souvent des accès obsolètes ou trop permissifs. C’est le meilleur point de départ.

Sauvegarde et restauration des données

La confidentialité seule ne suffit pas : il s’agit également d’assurer la disponibilité et l’intégrité des données.

• Politiques de sauvegarde régulières : définir une fréquence (quotidienne, hebdomadaire), vérifier que les backups sont stockés de façon sécurisée.
• Procédure de restauration testée : rien de pire qu’un backup inutilisable en cas de crise ; prévoir des tests de restauration réguliers.
• Plan de reprise d’activité (PRA) : prévoir comment l’environnement Salesforce sera restauré en cas de perte majeure (incident, ransomware, sinistre).
• Gestion des accès et du versioning : documenter les versions, garder une trace des restaurations effectuées.
• Intégrité des données : s’assurer que la version restaurée correspond bien à l’état souhaité (ex : pas de créations de comptes fantômes, pas de données oubliées).

3. Conformité au RGPD : enjeux, solutions et rôle de Salesforce

Le RGPD demeure le cadre règlementaire essentiel pour toute entreprise qui traite des données personnelles de citoyens européens. Utiliser Salesforce impose donc de répondre à des obligations précises.

Les principes fondamentaux du RGPD appliqués à Salesforce

Quelques points clés :

• Portée large : le RGPD s’applique à toute organisation qui traite des données personnelles de citoyens européens, même si l’organisation est hors-UE.
• Obligation de sécurité : l’article décrit qu’il faut « des mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées ». Exemples : cryptage, pseudonymisation, anonymisation.
• Responsabilité (accountability) : l’organisation doit pouvoir démontrer sa conformité (registre des activités, évaluation d’impact, documentation).
• Droits des personnes concernées : accès, rectification, suppression, opposition, portabilité : doivent être respectés.
• Minimisation, limitation de la conservation, finalité : ne pas garder les données plus longtemps que nécessaire, ne pas les utiliser pour d’autres finalités.

Salesforce : une plateforme facilitante, mais pas une solution magique

Salesforce met à disposition de nombreux outils pour aider à la conformité :

• Email : Salesforce rappelle qu’elle fournit « une annexe de traitement des données (Data Processing Addendum) avec des engagements de confidentialité forts ».
• Sécurité : Salesforce propose des références (ISO 27001, ISO 27018, SOC, PCI) pour attester de la robustesse de son infrastructure.
• Module de conformité RGPD, ressources d’apprentissage (Trailhead) pour guider les clients dans la mise en œuvre.

Mais Salesforce rappelle également : vous, en tant qu’organisation, êtes responsable de vos traitements. Il ne suffit pas d’avoir Salesforce : il faut le paramétrer, l’administrer, aligner les usages, et documenter les processus.

Voici quelques pistes pour traduire le RGPD en actions dans Salesforce :

• Inventaire des traitements : cartographier les données, savoir où elles sont stockées, par qui elles sont traitées, pendant combien de temps.
• Consentement et préférences : gérer les consentements de manière fine (opt-in/opt-out, canaux, finalités), tracer la preuve du consentement (date, source, contexte).
• Droits des personnes : mettre en place des workflows pour gérer les demandes d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité dans les délais impartis‍
• Durées de conservation : définir une politique interne (par exemple : leads inactifs après X mois) et automatiser la suppression ou l’anonymisation.

• Documentation & preuve : constituer un registre, tenir des rapports, des audits, des indicateurs de conformité.

Transformer la conformité en levier de performance

La conformité ne doit pas être perçue comme un frein : bien au contraire, c’est un moteur d’efficacité et de confiance. Par exemple :

• Une base de données mieux qualifiée = moins de doublons, meilleure délivrabilité.
• Des workflows automatisés pour les droits des personnes = moins de temps perdu, meilleure réactivité.
• Une image de marque renforcée = clients plus sereins = meilleure fidélisation.
• Un accès maîtrisé et traçable = réduction des risques, donc réduction potentielle des assurances et coûts liés.

Chez Guimini, nous accompagnons nos clients pour que la conformité RGPD soit à la fois un standard, un avantage concurrentiel, et une source de valeur ajoutée.

4. L’outil Privacy Center pour simplifier vos processus de conformité

Parmi les solutions proposées dans l’écosystème Salesforce (et l’écosystème large de la data), le Privacy Center est un levier intéressant pour centraliser et automatiser certaines tâches de conformité.

Qu’est-ce que Privacy Center ?

Privacy Center permet de gérer les demandes d’exercices des droits, de centraliser les préférences de communication, de tracer les accès et de générer des rapports de conformité. Par exemple, selon un article, « Privacy Center est un outil essentiel pour simplifier les processus de conformité au RGPD… en centralisant la gestion des données personnelles, en facilitant les demandes d’accès et de suppression des données… ».

• Vous pouvez relier vos formulaires (site web, landing pages, événements) à Salesforce (via Sales Cloud, Service Cloud, Pardot/Account Engagement) et remonter les préférences dans un objet central.
• Vous générez une preuve de consentement et traçabilité : date, source, finalité.
• Vous pouvez automatiser les demandes : ex : “Droit à l’oubli” déclenche un flux qui cherche dans Salesforce l’Individual record et les objets associés, puis anonymise/supprime.
• Vous améliorez la transparence : depuis votre portail, la personne concernée peut voir et modifier ses préférences, demander un export, demander une suppression.

Bonnes pratiques d’implémentation

• Intégrer tous les points de collecte (webform, salons, événements physiques) vers Salesforce avec les bons champs de consentement et de finalité.
• Mettre en œuvre le double opt-in pour les collectes sensibles.
• Définir un objet “Individual” ou équivalent pour stocker les préférences par personne.
• Automatiser les suppressions ou anonymisations au terme d’une durée définie.
• Créer des rapports / dashboards pour suivre les demandes (accès, suppression) et leur traitement.
• Former les équipes à l’usage de l’outil (marketing, sales, service) pour qu’il soit correctement alimenté.

5. Sauvegarde et restauration : le filet de sécurité qu’on oublie toujours

Parce qu’un incident, ça n’arrive pas qu’aux autres. Ce qu’il faut absolument faire :

• Sauvegardes planifiées : au minimum hebdo pour les données critiques.
• Restauration testée : une sauvegarde non testée, c’est une illusion.
• Stockage sécurisé et redondant : hors de votre org Salesforce.
• Plan de reprise d’activité clair : qui fait quoi, quand, comment.
• Documentation : sans trace, pas de preuve (et sans preuve, pas de conformité).

Combinez un outil de backup tiers (OwnBackup, Spanning, etc.) à la fonctionnalité native de Salesforce pour une couverture totale.

En conclusion : la conformité, ce n’est pas un frein, c’est une assurance

Mettre à jour vos droits d’accès, tracer vos exports ou auditer vos données n’a rien d’une corvée. C’est ce qui fait la différence entre une organisation qui subit ses outils et une qui les maîtrise.

Et franchement, voir un audit RGPD se passer sans sueur froide, ça n’a pas de prix. Chez Guimini, on aide nos clients à faire du RGPD un levier de confiance et de performance. Notre mantra : simple, conforme, efficace.

Besoin d’un audit rapide de votre environnement Salesforce ? On vous montre où se cachent les failles (et comment les corriger avant que ça ne pique).

‍

‍